In een aanbesteding voor schoonmaakdiensten en schoonmaakartikelen is het gebruikelijk dat deze onderdelen in één tender opgenomen zijn. Het schoonmaakbedrijf dat de aanbesteding wint, regelt ook de benodigdheden en maakt daarvoor gebruik van zijn eigen leverancier. Zij hebben immers de kennis van de producten en zorgen ervoor dat de voorraad voor de schoonmaker op locatie op peil blijft. Het klinkt heel logisch, maar dat hoeft het niet te zijn. Want als je de aanbesteding splitst in twee percelen, kun je zelf kiezen welke leverancier de producten levert en kun je een enorme efficiëntieslag maken. Deze situatie deed zich voor in Ierland bij een internationaal technologiebedrijf en ze was de start van een nieuwe strategie voor de aanbesteding van schoonmaak- en hygiëneproducten. George Hand, Sales Manager Cleaning, Hygiene & Catering Category bij Office Depot UK & Ireland, legt uit hoe deze aanbesteding ervoor zorgde dat de markt van schoonmaakartikelen een stuk interessanter werd.
Tijdens een reguliere afspraak met de klant bracht de accountmanager diverse productgroepen ter sprake, waaronder schoonmaakartikelen. Omdat de inkoopmanager niet op de hoogte was van dit assortiment, vroeg hij om meer informatie, welke ideeën Office Depot had en wat het bedrijf als leverancier kon betekenen. Hand licht toe: “Voorheen waren de schoonmaak en de artikelen altijd onlosmakelijk met elkaar verbonden. Het schoonmaakbedrijf dat de aanbesteding won, beschikte over een eigen leverancier en koos zelf de producten. De diensten en de producten vielen allemaal binnen hetzelfde contract en werd doorberekend aan het technologiebedrijf.“
Ook in de Benelux
“Wij hebben de inkoopmanager erop gewezen dat dit niet per se de gang van zaken hoeft te zijn. We ontdekten dat het regelmatig voorkomt dat inkopers weinig inzicht hebben in het verbruik en de hoeveelheid door het gecontracteerde bedrijf ingekochte schoonmaakartikelen. Dankzij het prijsvoorstel kreeg het technologiebedrijf dit inzicht wel, wat een splitsing in de aanbesteding opleverde in twee percelen: arbeid en producten. We zijn geen schoonmaakbedrijf, dat moge duidelijk zijn. De schoonmaak kunnen we niet leveren, maar de producten wel. We hebben ingeschreven op een van de percelen van de aanbesteding en die hebben we gewonnen.“
“In plaats van de keuze aan het schoonmaakbedrijf te laten, kun je als bedrijf zelf bepalen wie de leverancier wordt. Dat geldt natuurlijk niet alleen in Ierland, ook in de Benelux is dat mogelijk.”
Twee partijen
Uiteindelijk zijn er twee leveranciers gekozen: een schoonmaakbedrijf voor de daadwerkelijke uitvoering en Office Depot voor de producten. Maar het was niet voor alle partijen direct duidelijk dat er door het bedrijf twee leveranciers waren gekozen. Hand legt uit: “Dit zorgde in het begin voor de nodige verwarring, het schoonmaakbedrijf was in de veronderstelling dat bij de gunning beide percelen hoorden, zoals altijd. Maar ze wonnen de helft, en kregen vervolgens de opdracht met een andere leverancier te werken. Het schoonmaakbedrijf had niet de hele aanbesteding gewonnen.
Er waren verschillende factoren die de gunning hebben beïnvloed. “Natuurlijk is prijs belangrijk, maar onze internationale ervaring in de retailbranche was voor het technologiebedrijf ook een groot voordeel. Het bevoorraden van de winkels van bedrijven is voor ons niet nieuw. Ook bleek de bevoorradingssnelheid hoger te liggen dan het bedrijf gewend was, zo gingen ze ineens van een levertermijn van vijf dagen naar één dag.”
Hindernissen
De onduidelijkheid over de splitsing in arbeid en producten zorgde ervoor dat de start van de samenwerking wat moeizaam verliep. Het was voor alle partijen wennen. Het schoonmaakbedrijf werkte bijvoorbeeld al jaren tevreden samen met een andere leverancier. Hand verklaart: “Ineens kwamen wij daar om de hoek kijken, gekozen door de klant. De leverancier van het schoonmaakbedrijf werd op een zijspoor gezet en het schoonmaakbedrijf kreeg de opdracht om met ons samen te werken. Als je dat niet verwacht, zijn dat nogal wat veranderingen om te verwerken.”
Hand vervolgt: “Gaandeweg verbeterde de samenwerking tussen de partijen. Ook groeide het besef dat we misschien een andere leverancier waren dan het schoonmaakbedrijf gewend was, maar dat we wel degelijk verstand van schoonmaak hebben. Het heeft wel geholpen dat ons team bestaat uit mensen die al jaren in de schoonmaakbranche werkzaam zijn. Ondanks de eerste verbazing en ontstemming werd de samenwerking uiteindelijk een normale zakelijke relatie.”
Hand bekijkt het nuchter: “Verandering is altijd lastig, maar de keuze voor twee partijen is een hele gezonde zakelijke keuze. Het technologiebedrijf is nooit verplicht geweest de uitvoering en de producten bij één leverancier af te nemen. Het was zich niet bewust van het feit, dat er ook andere mogelijkheden waren. Min of meer toevallig kwam deze optie aan het licht, met een fikse besparing als resultaat. Dan zou het toch vreemd zijn als je die kans laat liggen?”
Deze case is eerder gepubliceerd op Kenniscentrum Facilitair
officedepotnl.wordpress.com 